I vantaggi sono molteplici e non solo economici; poiché molteplici sono gli aspetti interessati da questa transizione: migliore accessibilità alle informazioni, semplificazione, sicurezza, efficienza, maggiore controllo e tracciabilità dei processi.
Dematerializzazione e Gestione Documentale
Eliminare la carta in ufficio, significa guadagnare in snellezza, economia e competitività. Con le moderne metodologie di gestione documentale, qualsiasi attività potrà viaggiare su workflow agili e condivisi.
Quali sono i vantaggi?
I vantaggi sono molteplici e non solo economici; poiché molteplici sono gli aspetti interessati da questa transizione: migliore accessibilità alle informazioni, semplificazione, sicurezza, efficienza, maggiore controllo e tracciabilità dei processi.
Come eliminare la carta?
La transizione al digitale deve essere pianificata con cautela, competenza ed esperienza, onde evitare di arrecare danni all’operatività o, ancora peggio, perdite di importanti ed essenziali informazioni.
Come creare e conservare i documenti?
Non è facile dare una risposta univoca a questa domanda, in quanto la conservazione dei documenti digitali rappresenta un’attività spesso complessa e soggetta a diversi fattori. Proviamo a fornire dei punti fermi.
I VANTAGGI.
La digitalizzazione dei documenti cartacei, unitamente alla corretta organizzazione delle informazioni e all’utilizzo di software dedicati o verticalizzati, permetteranno l’accesso immediato a tutte le informazioni. Anche da remoto e su molteplici dispositivi.
L’accesso alle informazioni più sensibili o riservate può essere differenziato su diversi livelli di autorizzazione. L’integrità dei dati è garantita da opportuni sistemi di backup (anche in cloud) e sistemi di hashing e criptazione dei file.
Il reperimento delle informazioni sarà molto più agevole, grazie a una corretta indicizzazione delle informazioni e alle molteplici funzionalità dei moderni software di gestione documentale.
la digitalizzazione dei documenti e dei processi, permette di definire in che modo le informazioni debbano essere gestite (sia in entrata che in uscita), definendo dei workflow specifici per ogni singola operazione, tenendo inoltre traccia di ogni singolo passaggio, utile per analizzare e ulteriormente ottimizzare i flussi.
Un ufficio paperless consente di automatizzare le attività ripetitive e a basso valore aggiunto, permettendo di investire il proprio tempo su attività maggiormente produttive, incrementando i livelli di servizio erogati.
Come eliminare
la carta?
La transizione al digitale deve essere pianificata con cautela, competenza ed esperienza, onde evitare di arrecare danni all’operatività o, ancora peggio, perdite di importanti ed essenziali informazioni. I passaggi importanti sono:
E’ un percorso che prevede l’adozione di procedure per la creazione di documenti direttamente in formato digitale. E’ importante stabilire delle direttive certe e condivise, su flussi, programmi e modalità di creazione dei documenti in formato digitale.
Digitalizzare i documenti non vuol dire necessariamente semplificarne la gestione da subito. Per far si che si possa beneficiarne da subito, occorre anche stabilire quali siano i principali workflow documentali interni, oltre alle prima citate regole di acquisizione e creazione dei documenti. Vanno stabilite, ad esempio, le modalità di produzione, autenticazione, protocollazione, modifica, condivisione, conservazione e cancellazione dei documenti digitali. Per queste operazioni ci vengono incontro i software di gestione documentale.
La differenza tra un archivio digitale e cartaceo, sta nel fatto che i documenti non vengono più conservati in un ambiente fisico. I dati potranno essere archiviati in differenti modi, in maniera ridondante e anche delocalizzata. Va quindi prestata maggiore attenzione affinché che vengano esposti a accessi indesiderati o malevoli. Per questo scopo ci vengono incontro differenti soluzione hardware e software.
Ora non resta altro che eliminare la carta e passare realmente a una gestione paperless del vostro ufficio. Questo significa che andranno digitalizzati tutti i documenti cartacei già esistenti, secondo regole e flussi già stabiliti in precedenza, digitalizzando di conseguenza anche i relativi processi.
Come creare e conservare
i documenti?
Non è facile dare una risposta univoca a questa domanda, in quanto la conservazione dei documenti digitali rappresenta un’attività spesso complessa e soggetta a diversi fattori. Proviamo a fornire dei punti fermi:
Il documento digitale può essere definito in due diversi modi:
– nativo: è il documento che nasce già in formato digitale, non è la mera riproduzione di un documento cartaceo o grafico;
– documento digitalizzato: è invece il documento che è stato inizialmente formato in via analogica e che, successivamente, viene digitalizzato (per esempio mediante scansione)
In entrambi i casi il documento, all’atto della creazione, deve rispettare dei canoni sia di formato che di naming.
La fase di acquisizione consiste nell’inserire i documenti in una “cartelletta virtuale” nella quale sono memorizzati, oltre ai documenti stessi, anche gli estremi digitali di riferimento della documentazione (ad esempio i metadati, i file hash, etc. etc).
Questa fase è molto cruciale poiché permette di poter rintracciare successivamente il documento in maniera agevole. Gli indici e i metadati che permettono di identificare il documento debbono essere necessariamente definiti in fase di analisi preliminare, e di configurazione del sistema di gestione documentale.
Una delle fasi finali del processo di gestione documentale digitale consiste nella messa a disposizione, da parte del sistema di gestione, dei documenti ai soggetti che ne fanno richiesta.
Questa fase del processo deve garantire la fruibilità del documento, al soggetto che ne prende visione, in maniera agile e semplificata. Deve inoltre mantenere inalterate le caratteristiche proprie del documento digitale conservato.
Senza dubbio una delle fasi più importanti di tutto il processo di digitalizzazione dei documenti. La conservazione dei documenti digitali non è un semplice backup, ma un insieme di strumenti e procedure volte a garantire integrità e disponibilità dei dati nel tempo. Dalla scelta del dispositivo di memorizzazione, di ridondanza, fino ai sistemi antimanomissione e di backup remoto.
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